Checkliste für Ihren Firmenumzug
Ein Firmenumzug hat einen wesentlich größeren Umfang als ein privater Umzug. In unserer Firmenumzug Checkliste werden Sie sehen, dass vieles anders geplant werden muss und aus Gründen des Versicherungsschutzes der Umzug per Spedition – die auf Firmenumzüge spezialisiert ist - durchzuführen ist.
Vorbereitung
Renovierung und Umzug planen, Angebote einholen
- Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen
- Angebote bei Handwerkern einholen
- Angebote bei auf Firmenumzügen spezialisierten Speditionen einholen
Frühzeitig informieren
- Mitarbeiter
- Kunden und Geschäftspartner
- Behörden, Verbände, Kammern etc.
EDV- und Telefonanlage, Software
Prüfen, ob die Technik noch zeitgemäß ist oder modernere Geräte angeschafft werden und / oder ein Anbieterwechsel erfolgen soll
Einträge in Verzeichnissen
Bei Ortswechsel
- Eintrag im Handelsregister ändern lassen
- Eintrag im Telefonbuch und in den gelben Seiten ändern
- Online-Einträge aktualisieren
Versicherungen prüfen bzw. neu abschließen
Evtl. lohnt es sich hier auch, Vergleichsangebote einzuholen
Mietvertrag termingerecht kündigen
Einrichtungsplan für neue Firma zeichnen und Möbel, Geräte etc. bestellen
Noch 3 Monate
Reinigungsfirma beauftragen zur Reinigung der Firmenräume (alt und neu) nach dem Umzug
Fachfirma für die Installation / Konfiguration der EDV-/Telefonanlage beauftragen
Versorger informieren und Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren
Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen
Nicht mehr benötigte Büromöbel und Altlasten aussortieren
Noch 1 Monat
Bisherige Arbeitsplatzanordnung überdenken und Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen
Absprachen mit Spedition treffen
- Bei Spedition erkundigen, ob zusätzliches Fachpersonal für die Demontage und Montage der Möbel benötigt wird. Falls nicht: Fachpersonal beauftragen
- Ebenfalls nachfragen, ob Spedition Verpackungsmaterial zur Verfügung stellt. Falls nicht: Umzugskisten, Luftpolsterfolie, Decken etc. organisieren
- Prüfen, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert. Falls nicht: Mobile Halteverbotszone bei der Stadtverwaltung beantragen
Gesamtes Umzugsgut inventarisieren
Umzugsreihenfolge festlegen
Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?
Archivierung überdenken
- Ggf. alte Akten vernichten. Achtung: gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!
- Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen
Noch 2 Wochen
Neues Geschäftspapier verwenden
Termine bestätigen lassen
Zuvor festgelegte Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern noch einmal bestätigen lassen
Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
Termin zur Übergabe mit Vermieter vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
Abdeckung für empfindliche Böden besorgen
Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
Möbel etikettieren
So bleibt beim Umzug zusammen, was zusammengehört
