Checkliste Firmenumzug

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Checkliste - Firmenumzug

Ein Firmenumzug hat einen wesentlich größeren Umfang als ein privater Umzug. In unserer Firmenumzug-Checkliste werden Sie sehen, dass vieles anders geplant werden muss und aus Gründen des Versicherungsschutzes der Umzug durch eine Spedition, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist, durchzuführen ist.

1-3 Mo. vorher

Umzugscheckliste: 1 bis 3 Monate vor dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

Renovierung und Umzug planen, Angebote einholen
  • Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen
  • Angebote bei Handwerkern einholen
  • Angebote bei auf Firmenumzügen spezialisierten Speditionen einholen
Frühzeitig informieren
  • Mitarbeiter
  • Kunden und Geschäftspartner
  • Behörden, Verbände, Kammern etc.
Firmenadresse in Verzeichnissen aktualisieren
  • Eintrag im Handelsregister ändern lassen
  • Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
  • Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
  • evtl. schon Online-Einträge aktualisieren
Versicherungen prüfen bzw. neu abschließen

Evtl. lohnt es sich hier auch, Vergleichsangebote einzuholen 

EDV- und Telefonanlage, Software

Prüfen, ob die Technik noch zeitgemäß ist oder modernere Geräte angeschafft werden und / oder ein Anbieterwechsel erfolgen soll

Bisherige Arbeitsplatzanordnung überdenken und Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen
Absprachen mit Spedition treffen
  • Bei Spedition erkundigen, ob zusätzliches Fachpersonal für die Demontage und Montage der Möbel benötigt wird. Falls nicht: Fachpersonal beauftragen 
  • Ebenfalls nachfragen, ob Spedition Verpackungsmaterial zur Verfügung stellt. Falls nicht: Umzugskisten, Luftpolsterfolie, Decken etc. organisieren
  • Prüfen, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert. Falls nicht: Mobile Halteverbotszone bei der Stadtverwaltung beantragen
Umzugsreihenfolge festlegen

Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?

Archivierung überdenken
  • Ggf. alte Akten vernichten. Achtung: gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!
  • Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen
Nachsendeservice für Geschäftspost erteilen

Nachsendeservice (ehemals Nachsendeauftrag) der Deutschen Post beauftragen

Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements ummelden
Reinigungsfirma beauftragen zur Reinigung der Firmenräume (alt und neu) nach dem Umzug

Alte Wohnung

Gesamtes Umzugsgut inventarisieren
Mietvertrag termingerecht kündigen
Energieversorger informieren

Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren

Nicht mehr benötigte Büromöbel und Altlasten aussortieren

Neue Wohnung

Einrichtungsplan für neue Firma zeichnen und Möbel, Geräte etc. bestellen
Fachfirma für die Installation / Konfiguration der EDV-/Telefonanlage beauftragen
Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen

1-2 Wo. vorher

Umzugscheckliste: 1 bis 2 Wochen vor dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

Termine bestätigen lassen

Zuvor festgelegte Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern noch einmal bestätigen lassen

Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
Termin zur Übergabe mit Vermieter vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
Abdeckung für empfindliche Böden besorgen
Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
Cateringfirma beauftragen, die am Umzugstag für Verpflegung sorgt
Zählerstände der neuen/alten Firmenräume ablesen und schriftlich festhalten
Alte/neue Nachbarn informieren

Alte Wohnung

Möbel etikettieren

So bleibt beim Umzug zusammen, was zusammengehört

Neue Wohnung

Neues Geschäftspapier verwenden
Zustand der neuen Firmenräume zusammen mit dem Vermieter überprüfen

Tag vorher

Umzugscheckliste: Ein Tag vor dem Umzug

Neue Wohnung

Neue Firmenräume reinigen lassen

Umzugstag

Umzugscheckliste: Am Umzugstag

Allgemeine Aufgaben

Altes/neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren

Alte Wohnung

Kontrollieren, ob in den alten Firmenräumen nichts vergessen wurde
Alte Räumlichkeiten reinigen lassen
Alten Firmensitz mit Übergabeprotokoll an Vermieter übergeben

Danach

Umzugscheckliste: Nach dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

Alle Umzugsrechnungen und Belege für die Steuererklärung sammeln

Alte Wohnung

Technische Geräte (Computer, Telefone, Fax, Kopierer etc.) entstauben

Neue Wohnung

Eventuelle Schäden der Speditionsfirma melden
Einweihungsparty veranstalten
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